Политика конфиденциальности

1. Какие данные обрабатываются

• Данные аккаунта: имя, email, аутентификация, сведения о сессии и доказательство версий юридических документов, принятых при регистрации или приглашении.
• Данные бизнес-пространства: услуги, расписание, знания, настройки и сведения о сотрудниках.
• CRM- и клиентские данные: имена, контакты, сообщения, записи и история диалогов.
• Данные контактных и privacy-запросов: имя, email, категория, тема, сообщение, статус запроса и при необходимости ссылка на аккаунт.
• Данные интеграций: идентификаторы Telegram-канала и зашифрованные учётные данные интеграций.
• Технические данные и данные безопасности, обрабатываемые приложением и delivery-инфраструктурой: IP-адрес, идентификаторы запросов, сетевые, маршрутные, временные метаданные и сведения об ошибках, необходимые для работы и защиты сервиса.

2. Источники, цели и основания

Мы получаем данные от пользователей аккаунта, их организаций, клиентов Web Chat и Telegram, лиц, отправляющих контактную форму, поставщиков аутентификации и интеграций, а также в ходе технической работы сервиса. Данные используются для аутентификации, фиксации обязательного принятия документов, работы кабинета и коммуникаций, обработки запросов поддержки, конфиденциальности и безопасности, AI-ответов при включённом AI, создания записей, интеграций, предотвращения злоупотреблений и безопасности.

В зависимости от отношений и применимого права обработка нужна для оказания запрошенного сервиса и исполнения соглашения, выполнения документированных инструкций организации-клиента, защиты законных интересов безопасности и работы, исполнения юридических обязанностей либо основывается на согласии, когда оно требуется. Организация-клиент отвечает за собственные инструкции и отношения с лицами, чьи данные она передаёт.

3. Передача и международная обработка

Мы используем субобработчиков, перечисленных в соответствующем списке. Им передаются только данные, необходимые для их роли. Инфраструктура и поставщики могут обрабатывать данные в разных странах; конкретная география зависит от конфигурации сервиса и поставщика.

4. Безопасность, хранение и резервные копии

Доступ к данным организаций ограничен tenant-границами, серверной авторизацией и RLS. Секреты должны оставаться на серверной стороне. Ни одна мера безопасности не исключает все риски.

Данные хранятся, пока они нужны для оказания и защиты сервиса, исполнения действительных юридических обязанностей, разрешения споров и ограниченных операционных резервных копий. Для каждой категории пока не опубликован фиксированный срок. Удаление из активных систем может не сразу удалить защищённые backup-копии: они выводятся из обращения по циклу поставщика и не восстанавливаются для обычного использования продукта.

5. Cookie и технические данные

HexSales использует строго необходимые cookie сессии, предпочтений и Web Chat, описанные в Политике cookie. В отслеживаемой версии приложения необязательные аналитические и рекламные cookie не включены. Технические логи по возможности ограничиваются операционными и security-метаданными и не должны содержать пароли, токены или полные приватные сообщения.

6. Запросы пользователей

В зависимости от отношений и применимого права можно запросить доступ, исправление, экспорт, удаление или ограничение, возразить против отдельных видов обработки, отозвать согласие, если оно является основанием, и обратиться в компетентный орган. Пользователь аккаунта создаёт запрос на экспорт или удаление в разделе «Конфиденциальность и данные», остальные лица используют контактную форму.

По данным пространства запрос может потребоваться направить организации-клиенту. HexSales проверяет личность, полномочия и объём запроса и может сохранить минимум сведений для безопасности, обязанностей или споров. Запрос на удаление не запускает мгновенное необратимое удаление.

7. AI

Когда бизнес включает AI, необходимое содержание диалога и минимальный бизнес-контекст для ответа могут передаваться серверно в OpenAI. HexSales не добавляет в модель полные имена, email, телефоны, Telegram username, данные аутентификации и внутренние идентификаторы, если конкретная функция действительно не требует этого. Не передавайте в prompts секреты, платёжные реквизиты или лишние чувствительные данные.

8. Изменения

Существенные изменения публикуются с новой версией и датой вступления в силу. Когда у сервиса есть подтверждённый канал уведомления и применимое право требует уведомления, HexSales использует такой канал дополнительно к публикации.